Vergaderingen! Voor velen een tijdverslindende bezigheid. Onderzoek heeft uitgewezen dat we gemiddeld 732 vergaderingen per jaar bijwonen, waarbij 50% van de vergadertijd verspild wordt.
Time Timer fans doen het anders:
“Doordat we thuis een Time Timer gebruiken zijn we tijd veel meer gaan waarderen” zegt projectmanager Zoe J. “Nadat ik er één voor mijn zoon had gekocht, realiseerde ik me dat mijn eigen team veel productiever zou kunnen zijn.”
Waarom zou u een Time Timer moeten gebruiken tijdens vergaderingen? Het zichtbaar verstrijken van de tijd kan helpen bij:
– het productief gebruiken van de vergadertijd
– een nuttige tijdsbesteding
– het plannen van een vergadering
1. Is uw vergadertijd productief ?
Hoeveel tijd wordt er tijdens de vergadering besteed aan agendapunten en hoeveel tijd aan ‘even gezellig bijpraten’ en ‘niet ter zake doende onderwerpen’? Weet u het? Experts hebben aangetoond dat 50% van de vergadertijd wordt verspild. Door Time Timer Software of apps te gebruiken, wordt zichtbaar hoeveel tijd er echt wordt besteed aan bijvoorbeeld een agendapunt, een specifiek onderwerp of gezellig bijkletsen.
Kijk aan het eind van de vergadering eens hoeveel tijd er nog over is van de geplande vergadertijd. Heeft u tijd overgehouden? Prima! Of komt u juist tijd te kort? Met het visueel maken van het verstrijken van tijd wordt duidelijk zichtbaar hoeveel productieve tijd er verloren gaat tijdens een vergadering. Een Time Timer kan u daarbij helpen.
2. Nuttige tijdsbesteding
Gebruik de Time Timer ook eens tijdens een werkoverleg om juist tijd uit te trekken voor een bepaald onderwerp. Zet de Time Timer op bijvoorbeeld 30 minuten en benut die tijd volledig aan het brainstormen over het gekozen onderwerp (bijv. een reclamecampagne, een nieuw product, de oplossing voor een probleem, etc.).
3. Plannen van een vergadering
Onze hersenen zijn subjectief. Bij een vervelende taak lijkt 15 minuten eindeloos te duren. Bij een leuke taak kijken we pas na uren op klok.
Bepaal vooraf hoeveel tijd u wilt investeren in een overleg. Welke onderwerpen zijn belangrijk, welke niet. Hou vast aan de gestelde tijdslimieten en stop als de tijd voorbij is. Door vast te houden aan tijdslimieten kan het verspillen van vergadertijd eenvoudig worden tegengegaan.
Heeft u ervaringen met de Time Timer in vergaderingen? Wij horen het graag van u. U kunt een reactie plaatsen in de commentbox. Alvast bedankt.